Guía de la app TicketBAI WS para Shopify
La app TicketBAI WS para Shopify factura automáticamente los pedidos de tu tienda online y las ventas de Shopify POS, y los envía a la Hacienda que te corresponde: Hacienda Foral de Araba, de Bizkaia (TicketBAI y Batuz LROE) o de Gipuzkoa, o la Agencia Tributaria (Verifactu).
Instalar la app y crear tu cuenta
- Instala TicketBAI WS desde la Shopify App Store y acepta los permisos.
- Abre la app desde Apps → TicketBAI WS.
- Si aún no tienes cuenta de TicketBAI WS, en la pestaña Crear cuenta gratis revisa los datos de tu empresa (los rellenamos con los de tu tienda), elige tu Hacienda y pulsa Crear cuenta y empezar en pruebas. Si eres persona física en Bizkaia, te pediremos además tu epígrafe de IAE.
- Te enviaremos un email para que elijas la contraseña de tu área privada de TicketBAI WS.
- Si ya tienes cuenta, en la pestaña Ya tengo cuenta introduce el NIF de tu empresa y tu clave de API (la encuentras en tu área privada, en Tokens).
La tienda empieza siempre en el entorno de pruebas: las facturas se envían al entorno de pruebas de Hacienda y no tienen validez fiscal. El entorno de pruebas es gratuito. La moneda de la tienda debe ser el euro (EUR).
Crear cuenta gratis: los datos se rellenan con los de tu tienda; revisa, elige tu Hacienda y acepta las condiciones.
Ya tengo cuenta: vincula la tienda con el NIF y la clave de API de tu área privada.
Configuración
En Configuración de la app:
- Series de facturas, de rectificativas y, si quieres, de simplificadas del TPV.
- Facturar pedidos desde: fecha a partir de la cual se facturan los pedidos.
- Facturar solo pedidos pagados.
- TPV (Shopify POS): no procesar las ventas del TPV, facturarlas al instante e imprimir automáticamente el ticket TicketBAI.
- Rectificativas: crear abono y nueva factura (recomendado) o factura sustitutiva; numeración correlativa.
- Recargo de equivalencia y NIF en la línea 2 de la dirección.
- Envío de la factura por email: servicio (SMTP propio, Gmail u Outlook), asunto, mensaje, idioma de la factura y copia a la tienda.
- Activar la facturación automática: mientras esté desactivada, los pedidos se guardan pero no se facturan.
Configuración: series, fecha de inicio y opciones de facturación.
Envío por email, opciones del TPV, fragmento del QR para el recibo del POS y activación de la facturación automática.
Diseño de la factura
En Diseño de la factura puedes subir tu logo y elegir el color de los encabezados, la tipografía, el tamaño y la alineación del logo, los textos legales (castellano, euskera e inglés) y los detalles de cada forma de pago. La vista previa se actualiza al momento y puedes abrir el PDF real de tu última factura.
El diseño es el de tu empresa en TicketBAI WS: se aplica también a las facturas que emitas desde el área privada.
Diseño de la factura: logo, color, tipografía y textos legales, con vista previa al momento.
Cómo se factura cada pedido
Pedido sin NIF
Factura simplificada.
Pedido con NIF
Factura completa. El NIF se toma del campo NIF-IVA del checkout o de la dirección de facturación.
Devoluciones y cambios
Se emite la rectificativa correspondiente (abono y, si queda importe, una factura nueva).
Cobrados y reembolsados antes de facturarse
Por ejemplo, al importar pedidos antiguos: se factura la venta y a continuación su rectificativa.
IVA intracomunitario (OSS) y exportaciones
También clientes de la UE con NIF-IVA: se aplica el régimen que corresponde según el país de envío.
Tarjetas regalo
La venta de una tarjeta regalo no se factura; se factura la compra que se paga con ella.
Pedidos y facturas
La página principal de la app lista los pedidos con su estado y sus facturas:
- Etiquetas: S simplificada, R rectificativa, C completa en sustitución de una simplificada.
- Estado en Hacienda (correcta, pendiente, rechazada), con enlace al QR, y PDF de cada factura.
- Incidencias: si un pedido no se puede facturar, verás el motivo y Cómo resolverlo, con los botones Reintentar y No facturar.
- Si la facturación automática está desactivada, los pedidos aparecen En espera con el motivo.
- Importar pedidos desde una fecha (para facturar pedidos anteriores a la instalación) y Buscar pedidos que falten (24 h).
- Enlace al listado completo de facturas en tu área privada de TicketBAI WS.
En la ficha de cada pedido del admin de Shopify aparece el bloque TicketBAI WS con las facturas, el QR y el identificador TicketBAI.
Pedidos y facturas: cada pedido con sus facturas (S simplificada, R rectificativa, C completa), el PDF y el estado en Hacienda.
El bloque TicketBAI WS en la ficha del pedido: QR, número de factura, identificador TicketBAI y rectificativas.
Factura completa a partir de una simplificada
Si el cliente pide la factura con sus datos después de recibir una simplificada:
- Desde el admin: en el pedido, Más acciones → Crear factura completa, o el botón Factura completa… del listado de la app.
- Desde el TPV: en la pantalla de la venta o en el pedido, Emitir factura completa.
Introduce el NIF (español o NIF-IVA comunitario), el nombre, la dirección, el código postal, la población y el país. Se emite una factura completa en sustitución de la simplificada, con los mismos importes.
Emitir una factura completa en sustitución de la simplificada, desde el listado de la app.
Shopify POS
- Abre Shopify POS, entra en Apps y activa las dos extensiones de TicketBAI WS: QR y ticket TicketBAI y Emitir factura completa en la pantalla de la venta y en la del pedido. Guarda.
- Tras cada venta aparecen el QR y el número de factura. Si tienes una impresora de tickets conectada (Shopify POS 11.11 o posterior), se imprime el ticket TicketBAI. Puedes reimprimirlo desde el pedido.
- QR en el recibo por email del TPV: en Configuración → TPV de la app tienes un fragmento para pegar en Configuración de Shopify → Notificaciones → Recibo del POS.
Activa las extensiones de TicketBAI WS en Shopify POS: QR y ticket TicketBAI, y Emitir factura completa.
QR y ticket al terminar la venta
Facturas del pedido, con opción de reimprimir
Factura completa con los datos del cliente
Pasar a producción
Cuando hayas comprobado que todo es correcto en pruebas:
Elige un plan
Todos tienen 14 días de prueba gratis. El cobro lo gestiona Shopify en tu factura de Shopify.
Autorízanos a enviar tus facturas a Hacienda
Si no lo has hecho, según tu Hacienda (abajo). Basta con la firma digital del documento: no hace falta enviar copia del DNI.
Confirma fecha y series
En Configuración → Pasar a producción, indica la fecha de inicio y las series de producción y confirma.
Verifactu
En tu área privada (Certificado Digital), descarga el documento de representación, fírmalo digitalmente y súbelo, o carga tu certificado digital.
Bizkaia
En tu área privada (Representación Batuz), descarga el documento de representación para el LROE y TicketBAI (modelo 140 si eres persona física, modelo 240 si eres una sociedad; en este caso te pediremos los datos de tu representante legal), fírmalo digitalmente y súbelo, o carga tu certificado digital.
Gipuzkoa
En tu área privada (Representación TicketBAI), descarga la autorización de representación (si eres una sociedad te pediremos los datos de tu representante legal), fírmala digitalmente y súbela, o carga tu certificado digital.
Araba
Registra en tu Hacienda el certificado de dispositivo de TicketBAI WS siguiendo estas instrucciones (o carga tu certificado digital) y confírmalo en la app.
Desde ese momento las facturas tienen validez fiscal. Las facturas de pruebas dejan de verse en el área privada y no se trasladan. Puedes volver a pruebas en cualquier momento.
Pasar a producción: fecha de inicio, series y, si falta, el enlace para firmar la autorización.
En el área privada (ejemplo de Bizkaia): descarga el modelo, fírmalo digitalmente y súbelo.
Cuando la tienda está en producción lo verás en Configuración; puedes volver a pruebas cuando quieras.
Planes
El entorno de pruebas es gratuito. Para facturar en producción elige uno de estos planes (14 días de prueba gratis; los cobra Shopify):
Básico
Profesional
Avanzado
Más información en tarifas.
Facturas manuales o B2B
Tu cuenta incluye en el área privada de TicketBAI WS una herramienta de facturación, donde puedes emitir facturas que no pasan por la tienda Shopify (B2B, a empresas, mayoristas, servicios…), con el mismo diseño y enviadas a la misma Hacienda. Todas tus facturas, de la tienda y del área privada, aparecen juntas en el mismo listado.
Si ya usabas nuestra integración de Shopify por webhooks
- Vincula la app con tu NIF y tu clave de API (Ya tengo cuenta). Las facturas ya emitidas se respetan y no se duplican.
- Al pasar a producción, la integración por webhooks se desactiva automáticamente y pasa a gestionarse desde la app.
- Si tenías la licencia pagada en nuestra web, escríbenos antes de elegir plan: ampliaremos tu periodo de prueba en Shopify hasta el final de lo que ya has pagado.
Preguntas frecuentes
Los pedidos aparecen «En espera».
La facturación automática está desactivada: ve a Configuración, marca Activar la facturación automática y guarda. En producción, comprueba también que tienes un plan.
Un pedido aparece en «Revisar» por el IVA extranjero.
Shopify ha cobrado el IVA del país de destino. Si estás dado de alta en la ventanilla única (OSS), actívalo en los datos de tu empresa en el área privada y pulsa Reintentar. Si no, revisa los impuestos de Mercados en Shopify.
Un pedido aparece en «Revisar» porque tiene líneas sin IVA.
Revisa que el producto tenga activado Cobrar impuestos en Shopify. Para ese pedido, emite la factura a mano desde el área privada y pulsa No facturar.
Hacienda ha rechazado una factura.
El número ya está usado: se corrige (subsana) desde el listado de facturas del área privada.
Desinstalar
Al desinstalar la app se dejan de facturar los pedidos. Las facturas emitidas se conservan en TicketBAI WS durante el plazo legal.
Soporte
¿Dudas con la instalación o la configuración? Escríbenos a soporte@ticketbaiws.eus o llámanos al +34 945 13 84 93.